Os grupos de Whatsapp são muito comuns nos condomínios hoje em dia.
Os moradores veem esta ferramenta como uma forma rápida de se comunicar e que todos tem acesso, uma vez que, no Brasil, já são mais de 120 milhões de usuários do serviço.
Mas, é importante que sejam delimitados os limites de uso da ferramenta e que, principalmente a administração, a utilize com sabedoria para evitar problemas.
Conduta e respeito
Antes de mais nada, é preciso que regras de conduta sejam delimitadas e respeitadas.
Os ambientes virtuais públicos possuem uma regra de conduta e respeito igual ao ambiente público físico.
Ou seja, da mesma forma que cada cidadão deve respeitar as pessoas nas áreas externas, parques, praças, shoppings centers, etc., deve haver a mesma conduta em ambientes virtuais como redes sociais, fóruns públicos virtuais e grupos de Whatsapp.
A liberdade de expressão é garantida por lei, desde que se respeite a dignidade da pessoa.
O desrespeito à dignidade pode caracterizar crimes de calúnia, injúria ou difamação, conforme descrito no código penal brasileiro.
Insultos, falsas acusações, difamação e calúnia ou qualquer ato que exceda os limites da lei são passíveis de punição e ação judicial em casos mais extremos.
Definindo um canal oficial de comunicação
O Whatsapp não pode ser utilizado como um canal de comunicação oficial; ele não é uma ferramenta criada para isso.
Dentro do condomínio, os meios mais adequados para esse fim são o e-mail e o livro de ocorrência.
São canais acessíveis a todos e que servem como documento oficial para documentar e comprovar qualquer situação, inclusive para fins jurídico, quando necessário.
Qual a finalidade dos grupos de Whatsapp?
A Inova, através de nossa experiência em atendimento e gestão, propõe a definição do uso do Whatsapp em condomínios partindo de sua finalidade.
Deve-se deixar bem claro no condomínio a finalidade de cada grupo de Whatsapp criado e haver um gerenciamento cuidadoso, de forma que seja possível atender às solicitações de forma satisfatória e evitar situações embaraçosas e desnecessárias entre as partes envolvidas.
Grupos para moradores
Os condôminos muitas vezes querem se comunicar com a comunidade de moradores de forma rápida para diversos fins.
Mas, é desejável que o grupo possua regras de conduta e deixe bem claro a finalidade.
Grupos de Whatsapp de moradores de condomínio são úteis para:
- Indicação de serviços entre condôminos;
- Condôminos podem avisar sobre algo importante que está ocorrendo no condomínio.
Entretanto, para que este tipo de grupo funcione, é preciso haver moderação por parte dos administradores e colaboração de todos.
Recomendamos que o síndico não se envolva neste tipo de grupo; ele deve ser criado e moderado por um conselheiro ou qualquer outro morador.
O síndico, provavelmente, se desgastará muito na moderação e atendimento às solicitações.
Embora seja interessante a ideia de saber o que os condôminos estão falando sobre o condomínio, a tendência é que esses grupos gerem um excesso de assuntos irrelevantes ao síndico.
Neste tipo de grupo, ainda há uma grande chance de se criar conflitos entre condôminos, que acabam utilizando a ferramenta para realizar reclamações ou expor outros condôminos.
Comunicação entre síndico e moradores
- Lista de Transmissão
Apesar de não ser indicado como um canal oficial, o Whatsapp pode facilitar a comunicação com o síndico em determinados momentos.
Para que isso funcione, o recomendado é que, invés de se criar um grupo, o síndico crie uma Lista de Transmissão
As listas de transmissão permitem o envio de uma mensagem para vários contatos de uma vez.
O síndico pode utilizar a ferramenta para transmitir comunicados diversos, mantendo a massa condominial informada.
Quando o morador responde a mensagem, ela é encaminhada apenas para quem a enviou, ou seja, o síndico; os demais membros da lista não veem a resposta.
Desta forma, dúvida, sugestões ou reclamações, seja da administração ou de comportamento de funcionários ou moradores, são tratados de forma privada, numa conversa apenas com o síndico.
- Whatsapp Business
O síndico ainda pode contar com a ferramenta Whatsapp Business, que é direcionada para negócios.
É interessante o síndico utilizar o Whatsapp Business invés de seu Whatsapp pessoal para que se separe o ambiente pessoal do ambiente de trabalho.
Ele ainda oferece ferramentas que ajudam a organizar as mensagens dos condôminos e ainda é possível delimitar um horário de atendimento.
Caso o condômino mande uma mensagem fora do horário de atendimento, uma mensagem programada é enviada, avisando sobre os limites de horário; esta mensagem, aliás, é personalizável.
Comunicação entre síndico e conselho
Criar grupos de Whatsapp do conselho é uma forma interessante de manter a equipe administrativa conectada e engajada nos problemas do condomínio e nas ações que devem ser feitas.
Como são poucas pessoas, o síndico possui um melhor controle tanto das demandas quanto da moderação do grupo.
Neste tipo de grupo, deve-se estabelecer e respeitar regras como:
✅ Evitar memes, mensagens de “Bom dia” e “Correntes de Whatsapp”;
✅ Evitar assuntos que não sejam pertinentes ao condomínio;
✅ Não inserir no grupo pessoas de fora do conselho administrativo do condomínio;
✅ Manter conduta cordial e respeitosa.
Este conteúdo é produzido e distribuído com exclusividade pela Inova Administradora de Condomínios LTDA.
