Neste período de pandemia da COVID-19 (Coronavírus), a Inova Administradora passou a disponibilizar, em parceria com nossa fornecedora de sistemas Superlógica, a funcionalidade Assembleia Virtual.
A novidade substitui a assembleia presencial.
Todas as decisões que antes eram tomadas presencialmente agora poderão ser feitas na Assembleia Virtual.
Segurança jurídica
Mesmo com o fim da validade da Lei 14.010, criada por conta da pandemia com o intuito de desburocratizar a realização e validação de assembleias virtuais, é possível realizar o evento online com segurança jurídica.
Para que isso ocorra, nossa equipe consulta o cartório de registro de imóveis no qual se registra a assembleia do condomínio.
Verificamos os requisitos necessários a serem preenchidos em relação à integridade, autenticidade e acessibilidade dos atos eletrônicos e sua respectiva ata para que a assembleia seja registrada sem problemas no respectivo cartório.
Regras de Assembleia Virtual Inova
Nossas regras e procedimentos são descritos abaixo, podendo haver variações de acordo com as peculiaridades do condomínio e/ou exigências do cartório.
Ferramentas
A assembleia virtual é um serviço promovido pela Inova Administradora que conta com o uso de duas ferramentas específicas: o Zoom (software para videoconferências) e o Superlógica Condomínios (software de gerenciamento de condomínios para administradoras).
Uso da Ferramenta Zoom
Como padrão, a Inova oferece suporte apenas para a ferramenta Zoom como plataforma de videoconferência para assembleias virtuais. Isso porque a Inova realiza a mediação das assembleias a partir de nossa conta premium do Zoom, o que permite que tenhamos controle moderador para que a assembleia seja feita dentro dos padrões de diálogo para que a reunião seja produtiva e alcance seus objetivos.
Além disso, a assembleia é sempre gravada em vídeo e disponibilizada online para todos.
Uso da Ferramenta Superlógica
A Superlógica é uma parceira confiável, que oferece um sistema híbrido de realização de assembleias virtuais.
Ela fornece todos os protocolos e documentação eletrônica necessários para validação da assembleia, além de sistema de pautas e votação online.
Modalidades
Oferecemos 2 modalidades de assembleia virtual: online com videoconferência e online sem videoconferência.
Assembleia Virtual Online c/ videoconferência
Nesta modalidade é possível que todos discutam em uma sala virtual ao mesmo tempo.
Primeiramente, é criado o ambiente de pautas e votação online e é marcado um horário para que se realize a reunião por videoconferência.
Todos recebem uma carta de convocação como uma assembleia comum, só que nesta, é anexado o link para participação da videoconferência, link para entrada no ambiente virtual de pautas e votações e instruções para uso.
No momento da videoconferência, um profissional da Inova Administradora é responsável pela mediação e controle da sala, tendo o poder de desligar microfones e câmeras e autorizar ou remover participantes.
As pautas da Assembleia são disponibilizadas através de um link, que direciona os usuários para sua área do condômino no sistema Superlógica. Lá, é possível acessar as pautas da assembleia e votar sobre às questões colocadas em votação.
O sistema Superlógica fica disponível para acesso e votação até um horário pré-determinado; após o horário, a assembleia é dada como terminada e não é mais possível interagir ou votar.
Após o término da assembleia, os votos são computados e anexados à ata da assembleia e é disponibilizado por e-mail para todos link da assembleia gravada em vídeo na íntegra.
Assembleia Virtual Online s/ videoconferência
Nesta modalidade, os protocolos são iguais aos citados anteriormente, com exceção da ausência da discussão via videoconferência; é somente disponibilizado o ambiente de pautas e votação Superlógica.
Após o término da assembleia, os votos são igualmente computados e anexados à ata da assembleia
Convocação e criação de ambiente virtual
Carta de convocação
A carta de convocação é enviada da mesma forma que uma assembleia presencial: por e-mail e por correio, com antecedência mínima de 10 dias.
Nela haverá o conteúdo da assembleia explicado, divido em pautas, a data e horário da videoconferência e a data e horário limite para participação das votações e discussões no ambiente da assembleia na Área do Condômino.
Também haverá uma explicação sobre a modalidade de assembleia definida, as regras de conduta e mediação, os links para participação e telefones de contato para suporte.
Os links e tutoriais para download e uso das ferramentas também estarão disponíveis no edital de convocação.
Ambiente virtual
O ambiente virtual será responsável pela validação dos votos, apresentação das pautas e assuntos pertinentes.
Ele será criado junto à data de emissão da carta de convocação.
No ambiente Superlógica é possível votar nas pautas até a data e horário limite estipulados na carta de convocação.
Quanto ao ambiente virtual de videoconferência, este pode ser acessado apenas na data estipulada da videoconferência e a entrada deve ser autorizada pelo profissional mediador da assembleia.
Regras de Assembleia
Regras de moderação
Pré-início da assembleia
O profissional da Inova que acompanhar a assembleia se encarregará de monitorar a entrada dos participantes e autorizá-las ou desautorizá-las.
Todos serão orientados e alterar o nome de usuário no Zoom para que possam ser facilmente identificados, tendo que adotar o padrão: [“Nome” “Bloco” “Unidade”] (exemplo: Carolina B2 152).
Também será o profissional da Inova o encarregado de checar se o áudio e vídeo de cada participante está funcionando e orientá-lo caso precise realizar algum ajuste.
Início da assembleia
Haverá a confirmação de presença a partir do relatório de reunião do Zoom; por isso, é importante que as pessoas se identifiquem através do nome de usuário com seu nome e unidade em que reside.
A assembleia será iniciada com a leitura do edital de convocação pelo presidente da assembleia; logo após, serão lidas pelo profissional da Inova Administradora as regras de conduta para a assembleia virtual.
É também neste momento em que os condôminos serão convidados a entrarem na área da assembleia virtual Superlógica para visualizarem as pautas, documentos e participar das votações.
Todos serão avisados que a assembleia será gravada.
Condução de pautas
As pautas serão conduzidas pelo síndico; ele que deverá apresentar os assuntos a serem discutidos e colocados em votação.
Se necessário, a equipe Inova auxiliará o síndico quando houver necessidade de indicar aos condôminos como devem acessar o link para ler sobre os temas da assembleia e votar.
Mal comportamento
O condômino que estiver atrapalhando de alguma forma o andamento da assembleia, seja causando problemas com assuntos fora da pauta ou desrespeitando outros participantes, será advertido até 3x. Após as advertências, ele será banido da videoconferência.
Regras de comportamento em videoconferência
Desligue seu microfone quando necessário
Conversas paralelas e demais barulhos podem atrapalhar o andamento da assembleia.
Pedindo a palavra
Caso alguém queira pedir a palavra, solicitar primeiramente pelo chat para evitar conversas paralelas durante a assembleia.
Aguarde ser atendido; o moderador irá avisar ao síndico que você está pedindo a palavra.
Evite se alimentar durante a reunião
Geralmente não se leva comida para as reuniões de trabalho. O mesmo deve acontecer na videoconferência. Principalmente porque não é agradável as pessoas ouvirem você mastigando e observarem sua boca cheia pela câmera.
Evite interrupções
Ao ser interrompido pode perder o raciocínio, o que pode comprometer o andamento da assembleia. Peça para que as pessoas da sua casa evitem interrompê-lo e desligue o celular ou deixe no silencioso, mas longe da câmera.
Não saia sem avisar
O ideal seria permanecer até o final da reunião, mas, caso você precise se ausentar por qualquer motivo, procure avisar. Sempre. Caso você queira manter a discrição e não interromper a assembleia, você pode mandar mensagem privada para o moderador.
Cuidado com a imagem de fundo
Procure ligar a câmera em um ambiente neutro, de forma que nada atrás de você possa dispersar quem está visualizando você pela câmera. Nada impede que o fundo você tenha objetos ou quadros, desde que eles não tirem o foco da conversa.
Fuja de problemas técnicos
Se sabe que vai precisar fazer uma videoconferência, horas antes ou, se possível, no dia anterior, verifique se tudo está funcionando corretamente. Seria muito chato você não conseguir participar da reunião porque precisa fazer a atualização de algum software. Teste também microfones. Ao final, certifique-se de que a chamada realmente acabou, de forma que você não cometa gafes.
Caso haja dúvidas sobre o uso de alguma ferramenta, entre em contato com nossa equipe de suporte.
Mantenha a postura
Não faça videoconferência deitado na cama, ao lado de crianças ou de animais de estimação ou vestido de pijama ou roupas formais demais. Lembre-se que a assembleia virtual deve ser levada tão a sério quanto a assembleia presencial, portanto, haja com a mesma postura e é desejável que se como se fosse uma reunião presencial.
Este conteúdo é produzido e distribuído com exclusividade pela Inova Administradora de Condomínios LTDA.