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Whatsapp em condomínio: qual a melhor maneira de utilizá-lo?

Whatsapp em condomínio: qual a melhor maneira de utilizá-lo?
Whatsapp em condomínio: Como lidar?
#paracegover #paratodosverem 👁 Mãos segurando um celular. Uma das mãos segura o aparelho, enquanto a outra o manuseia com o dedo indicador. Tela mostra um desenho de uma conversa; em volta do celular, logotipos do Whatsapp.

Os grupos de Whatsapp são muito comuns nos condomínios hoje em dia.

Os moradores veem esta ferramenta como uma forma rápida de se comunicar e que todos tem acesso, uma vez que, no Brasil, já são mais de 120 milhões de usuários do serviço.

Mas, é importante que sejam delimitados os limites de uso da ferramenta e que, principalmente a administração, a utilize com sabedoria para evitar problemas.

Conduta e respeito

Antes de mais nada, é preciso que regras de conduta sejam delimitadas e respeitadas.

Os ambientes virtuais públicos possuem uma regra de conduta e respeito igual ao ambiente público físico.

Ou seja, da mesma forma que cada cidadão deve respeitar as pessoas nas áreas externas, parques, praças, shoppings centers, etc., deve haver a mesma conduta em ambientes virtuais como redes sociais, fóruns públicos virtuais e grupos de Whatsapp.

A liberdade de expressão é garantida por lei, desde que se respeite a dignidade da pessoa.

O desrespeito à dignidade pode caracterizar crimes de calúnia, injúria ou difamação, conforme descrito no código penal brasileiro.

Insultos, falsas acusações, difamação e calúnia ou qualquer ato que exceda os limites da lei são passíveis de punição e ação judicial em casos mais extremos.

Definindo um canal oficial de comunicação

O Whatsapp não pode ser utilizado como um canal de comunicação oficial; ele não é uma ferramenta criada para isso.

Dentro do condomínio, os meios mais adequados para esse fim são o e-mail e o livro de ocorrência.

São canais acessíveis a todos e que servem como documento oficial para documentar e comprovar qualquer situação, inclusive para fins jurídico, quando necessário.

Qual a finalidade dos grupos de Whatsapp?

A Inova, através de nossa experiência em atendimento e gestão, propõe a definição do uso do Whatsapp em condomínios partindo de sua finalidade.

Deve-se deixar bem claro no condomínio a finalidade de cada grupo de Whatsapp criado e haver um gerenciamento cuidadoso, de forma que seja possível atender às solicitações de forma satisfatória e evitar situações embaraçosas e desnecessárias entre as partes envolvidas.

Grupos para moradores

Os condôminos muitas vezes querem se comunicar com a comunidade de moradores de forma rápida para diversos fins.

Mas, é desejável que o grupo possua regras de conduta e deixe bem claro a finalidade.

Grupos de Whatsapp de moradores de condomínio são úteis para:

  • Indicação de serviços entre condôminos;
  • Condôminos podem avisar sobre algo importante que está ocorrendo no condomínio.

Entretanto, para que este tipo de grupo funcione, é preciso haver moderação por parte dos administradores e colaboração de todos.

Recomendamos que o síndico não se envolva neste tipo de grupo; ele deve ser criado e moderado por um conselheiro ou qualquer outro morador.

O síndico, provavelmente, se desgastará muito na moderação e atendimento às solicitações.

Embora seja interessante a ideia de saber o que os condôminos estão falando sobre o condomínio, a tendência é que esses grupos gerem um excesso de assuntos irrelevantes ao síndico.

Neste tipo de grupo, ainda há uma grande chance de se criar conflitos entre condôminos, que acabam utilizando a ferramenta para realizar reclamações ou expor outros condôminos.

Comunicação entre síndico e moradores

  • Lista de Transmissão

Apesar de não ser indicado como um canal oficial, o Whatsapp pode facilitar a comunicação com o síndico em determinados momentos.

Para que isso funcione, o recomendado é que, invés de se criar um grupo, o síndico crie uma Lista de Transmissão

As listas de transmissão permitem o envio de uma mensagem para vários contatos de uma vez.

O síndico pode utilizar a ferramenta para transmitir comunicados diversos, mantendo a massa condominial informada.

Quando o morador responde a mensagem, ela é encaminhada apenas para quem a enviou, ou seja, o síndico; os demais membros da lista não veem a resposta.

Desta forma, dúvida, sugestões ou reclamações, seja da administração ou de comportamento de funcionários ou moradores, são tratados de forma privada, numa conversa apenas com o síndico.

  • Whatsapp Business

O síndico ainda pode contar com a ferramenta Whatsapp Business, que é direcionada para negócios.

É interessante o síndico utilizar o Whatsapp Business invés de seu Whatsapp pessoal para que se separe o ambiente pessoal do ambiente de trabalho.

Ele ainda oferece ferramentas que ajudam a organizar as mensagens dos condôminos e ainda é possível delimitar um horário de atendimento.

Caso o condômino mande uma mensagem fora do horário de atendimento, uma mensagem programada é enviada, avisando sobre os limites de horário; esta mensagem, aliás, é personalizável.

Comunicação entre síndico e conselho

Criar grupos de Whatsapp do conselho é uma forma interessante de manter a equipe administrativa conectada e engajada nos problemas do condomínio e nas ações que devem ser feitas.

Como são poucas pessoas, o síndico possui um melhor controle tanto das demandas quanto da moderação do grupo.

Neste tipo de grupo, deve-se estabelecer e respeitar regras como:

✅ Evitar memes, mensagens de “Bom dia” e “Correntes de Whatsapp”;

✅ Evitar assuntos que não sejam pertinentes ao condomínio;

✅ Não inserir no grupo pessoas de fora do conselho administrativo do condomínio;

✅ Manter conduta cordial e respeitosa.

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Autor

  • Henrique Matos

    Publicitário de formação, tenho como principal habilidade a síntese entre redação e design, o que me ajudou a desenvolver a identidade da Inova Administradora e toda a comunicação da empresa.Há mais de 7 anos venho trazendo informação e conteúdo exclusivo completo e acessível para condôminos e síndicos.

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